8月16日，院长秘书王冬梅、IT服务中心副主任郑振祥分别就学院办公文档的规范性要求和邮件系统及客户端软件Outlook Express的使用向新职员们作了详细介绍，希望帮助新职员养成良好的工作习惯。
    上午，王冬梅从电子文档的几个基本要求入手，强调每一个文档都应该努力做到标题明确、内容清晰准确、排版优美、命名规范并附有必要的辅助信息，随时准备付印。接着，她依次介绍了学院对于Word、Excel文档和电子邮件的各种规范性要求，并通过演示讲解了Word模板的定制和应用，以及Foxmail的使用注意事项。在每一部分的介绍中，她都十分强调细节的处理。她希望各位新职员在今后的工作中能够牢记规范，不断提高自己的软件应用水平，保证交出的每一份文档都是高质量的。
    之后，郑振祥现场操作，对学院邮件系统的使用作了全面的讲解，并建议新职员使用客户端软件来收发邮件。他着重介绍了Outlook Express的使用。
    当天下午，王冬梅从“习惯的强大力量”谈起，指出一些常见的不良工作习惯，希望新职员们引以为戒。接着，她就如何有效管理工作日程、建立整洁有序的工作环境、重视档案和文件的管理、处理好与上级的关系、培养全局观念和系统思维等方面作了细致的讲解，并一再强调要注重细节，敢于创新，与人进行积极、有效的沟通。
    至此，讲座式培训已基本结束，王冬梅坦言“抛砖希望能够引玉”，她鼓励新职员们通过多种渠道努力学习，不断进步，并期望在第四阶段的团队实践中看到一些成果。