让高颜值的word助力行政工作

撰稿:传媒中心 陈巧恩  
2016-08-17
  如果让内容与形式进行一场PK,胜负与结局似乎是显而易见的。但教务部陈景聪老师对此有一项重要的温馨提醒——形式,或者是说颜值,本身也是竞争力。8月16日中午,在主楼群5号楼406多媒体教室,陈景聪主讲的《培养良好的word使用习惯》从这里开始。这也是新行政职员入职培训的内容之一,电子化办公技能培训。 
 
  陈景聪列举了行政职员在使用word时容易出现的诸多问题,譬如,标题过短或过长、中英文标点及字体混用、段首空格不齐等。他说,这些看似细小的word排版不规范之处,从短期的、单一的层面看,可能会使我们丧失工作先机,“同样一道菜,摆盘精致与盛放零讲究的,你选哪个?同样的,管理层每天面对的公文很多,他先看(签署)哪一份?”
 
  更应该引起注意的是,从长远看,它终将影响他人对我们工作的评价。陈景聪认为,美观、高效的word使用来自良好的习惯,那么,如何培养良好的习惯?他为新行政职员归纳了三点,首先要有针对性,明确这份文件写给谁看,做什么用;其次,注重逻辑性,譬如文件的关键诉求是什么,怎么表达更清楚;第三,考虑易读性,譬如,是否需要打印,如是,那么就应有页码设计。
 
  应该说,word是大多数人最熟悉的办公软件之一,但新行政职员们还是在这场培训里收获满满,“原来word如此强大!”

(转载需标注来源“厦门大学嘉庚学院网站”)